IBS

Internes Hinweisgebersystem

Internes Hinweisgebersystem der IBS Personal-Management GmbH

Die IBS Personal-Management GmbH unterhält ein internes Hinweisgeber-Management, um allen Personen, die im beruflichen Kontext Informationen über bestimmte Verstöße gegen gesetzliche Regelungen erlangt haben, die Möglichkeit zu geben, diese im Rahmen von begründeten Hinweisen dem Unternehmen melden, ohne hierdurch Nachteile befürchten zu müssen.

Wofür ist das Hinweisgebersystem nicht gedacht?

Das interne Hinweisgeber-Management ist nicht zu verwenden, für Hinweise, welche das arbeitsvertragliche Verhältnis von Mitarbeitern oder Streitigkeiten innerhalb des Betriebs betreffen. Hierfür ist das Hinweisgebersystem gemäß der Hinweisgeber-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) nicht vorgesehen.

Wofür ist das Hinweisgebersystem gedacht?

Informationen gelten als im beruflichen Kontext erlangt, wenn die Personen als Beschäftigte, Selbständige oder unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten für eine der oben genannten Einrichtungen waren. Dies gilt ebenso für Personen, deren Beschäftigungsverhältnis bereits beendet ist oder noch nicht begonnen hat bzw. die sich im Einstellungsverfahren oder sonstigen vorvertraglichen Verhandlungen befinden.

Das Hinweisgebersystem ist insbesondere für Verstöße konzipiert, die folgende Bereiche betreffen: öffentliches Auftragswesen, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit und -konformität, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre (Datenschutz), Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.

Können Hinweise anonym gegeben werden?

Das interne Hinweisgeber-Management ist so gestaltet, dass es möglich ist, Hinweise anonym zu geben. Gleichzeitig können über das System aber Rückfragen erfolgen und später ergänzende Informationen erteilt werden. Um dies sicherzustellen, nutzt die IBS Personal-Management GmbH das digitale Hinweisgebersystem eines externen Anbieters. Bei dem externen Anbieter handelt es sich um die bITs GmbH, die für die IBS Personal-Management GmbH bereits seit vielen Jahren den Datenschutzbeauftragten stellt und zu der der wir aufgrund der gewonnenen Erfahrungen großes Vertrauen haben. Die bITs GmbH ist für unser Hinweisgeber-Management als Ombudsmann für die Kommunikation zwischen den Hinweisgebern und den Ansprechpartnern im Unternehmen zuständig. Hinweise müssen also nicht, können aber anonym gegeben werden. In allen Zweifelsfällen empfehlen wir ausdrücklich die Erteilung anonymer Hinweise.

Was passiert bei Missbrauch des Hinweisgebersystems?

Wenn das System für andere als die oben beschriebenen Zwecke verwendet und damit missbraucht wird oder wenn ein Schaden entsteht aufgrund einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Meldung unrichtiger Informationen ist der Hinweisgeber sowohl für den Ersatz des Schadens als auch zum Ersatz von hieraus entstehender Kosten verpflichtet. In solchen Fällen ist die Identität der hinweisgebenden Person nicht geschützt.

Auf welchen Kommunikationswegen können Hinweise erteilt werden?

Hinweise an unseren Ombudsmann können auf mehreren Wegen erfolgen. Das digitale Hinweisgebersystem ist unter https://ibs.services-whistleblower.de jederzeit erreichbar. Alternativ können die Hinweise auch telefonisch oder im persönlichen Gespräch an unserem Ombudsmann gerichtet werden. Zur telefonischen Kontaktaufnahme dient die Telefonnummer +49 5251 68 89 48 9. Über diese Telefonnummer kann auch ein persönlicher Termin vereinbart werden.

Bitte bedenken Sie: Die Anonymität von Hinweisen kann am besten gewährleistet werden, wenn Sie das digitale Hinweisgebersystem nutzen. Hierbei müssen Sie keinerlei personenbezogene Daten von sich preisgeben. Nach Abgabe des Hinweises erhalten Sie einen Code über den die gesamte weitere Kommunikation erfolgt. Weitere Hinweise zur Abgabe von Hinweisen erhalten Sie auf der Startseite unseres Hinweisgebersystems unter https://ibs.services-whistleblower.de.

Im Falle von eingehenden Hinweisen entscheidet unser Ombudsmann nach eigenem Ermessen, mit welcher Person oder welchen Personen er im Unternehmen bezüglich der weiteren Bearbeitung Ihres Hinweises Kontakt aufnimmt. Für jeden Hinweis wird eine elektronische Akte angelegt, in der die weitere Bearbeitung dokumentiert wird. Ein Vorgang ist erst dann abgeschlossen, wenn Sie als Hinweisgeber eine entsprechende Rückmeldung hinsichtlich der Bearbeitung ihres Hinweises erhalten haben.

Die Informationen zum Hinweisgeber-Management werden an alle Beschäftigten sowie verbundene Personen verschickt.

Kontaktdaten für Hinweise im Rahmen des Hinweis-Managements:

bITs GmbH
Digitales Hinweisgebersystem: https://ibs.services-whistleblower.de
Telefonische Kontaktaufnahme: +49 5251 68 89 48 9

Copyright 2022 © IBS Personal-Management GmbH